Irgendwann fragt die Location nach der endgültigen Personenzahl und das Catering nach den vegetarischen Portionen. Diese Zahlen musst du nirgendwo mehr zusammensuchen, sie stehen auf deiner Übersicht und über deiner Gästeliste. Die frühere Seite Statistiken gibt es dafür nicht mehr.
Gut zu wissen: In die Zahlen auf der Übersicht und über deiner Gästeliste fließen nur Gäste mit dem Status „Zugesagt" ein. Absagen und offene Rückmeldungen zählen nicht mit. Deine Zahlen wachsen also mit jeder neuen Zusage.
Die endgültige Personenzahl
Gezählt werden Menschen, keine Listeneinträge. Jede Zusage zählt einmal, dazu ihre Kinder und, falls kein Name eingetragen wurde, ihre bestätigte Begleitung. Hat die Begleitung einen Namen bekommen, steht sie ohnehin schon als eigener Gast in deiner Liste und wird deshalb nicht doppelt gezählt.
Diese Zahl siehst du an mehreren Stellen:
Auf der Übersicht in der Karte „Gäste & RSVP": Sobald hinter deinen Zusagen mehr Menschen stecken als Einträge, steht dort der Satz „Das sind 84 Personen, wenn du Kinder und Begleitungen mitzählst."
An der kleinen Zahl neben dem Menüpunkt „Gäste", sobald die erste Zusage da ist.
Über deiner Gästeliste in der Kachel „Zugesagt". Sind Kinder dabei, steht ihre Zahl als Zusatz darunter, zum Beispiel „+ 3 Kinder".
Unter Rückmeldungen an jeder einzelnen Antwort, dort als „4 Personen" mit den Namen darunter.
Genau die Zahl aus dem ersten Punkt braucht die Location.
Wer was isst
Auf der Übersicht stehen am Computer ganz unten in der Karte „Gäste & RSVP" die „Ernährungspräferenzen" als Balken: Standard, Vegetarisch, Vegan, Pescetarisch und Andere. „Standard" sind alle Zusagen ohne besonderen Wunsch. Kategorien ohne einen einzigen Gast tauchen gar nicht erst auf.
Auf dem Handy sind die Balken ausgeblendet, dort ist der Platz zu knapp. Für die Absprache mit dem Catering setz dich also kurz an den Rechner.
Allergien, Übernachtung und Shuttle
Diese Angaben stehen bei jedem Gast einzeln. Öffne Gäste, klick auf den Namen und schau in die Karte „RSVP-Antworten". Dort findest du „Allergien oder Unverträglichkeiten", „Übernachtung gewünscht?", „Shuttle benötigt?" und alles andere, was dieser Gast ausgefüllt hat. Eine Sammel-Auswertung über alle Gäste gibt es dafür nicht, dafür liest du im Zweifel wirklich das, was dein Gast geschrieben hat. Als Liste bekommst du alle Angaben über den Export, mehr dazu weiter unten.
Wenn es schnell gehen soll: Filtere deine Gästeliste auf „Zugesagt" und geh die Namen von oben nach unten durch.
Hast du deinen Tischplan schon angelegt, rechnet er dir Ernährung und Allergien für jeden Tisch zusammen: In „Tischplan als PDF" steht im Kopf jedes Tisches die Summe für die Küche, zum Beispiel „davon 2 Kinder · 1× vegan · 1 Person mit Allergien". Dort zählt jede Person, die am Tisch sitzt und nicht abgesagt hat, auch wer noch nicht geantwortet hat. Die Übersicht zählt dagegen nur Zusagen, die Zahlen müssen also nicht gleich sein. Mehr dazu steht im Artikel „Den Tischplan erstellen".
Wer gehört zu wem
Über der Gästeliste findest du den Filter „Gruppe". Wähle dort zum Beispiel Familie Braut, dann steht diese Gruppe für sich in der Liste. Das hilft beim Sitzplan und bei der Frage, ob eine Seite noch Lücken hat. Die vier Kacheln darüber bleiben dabei auf dem Stand deiner ganzen Gästeliste, sie rechnen den Filter bewusst nicht mit.
Bei einer Hochzeit stehen die Gruppen Familie Braut, Familie Bräutigam, Freunde Braut, Freunde Bräutigam, Gemeinsame Freunde, Kollegen und Andere zur Wahl, bei einem Geburtstag unter anderem Familie, Freunde, Gastgeber-Familie, Kollegen und Andere. Gäste ohne Zuordnung landen automatisch unter „Andere".
Eine Liste für dein Catering
Klick über deiner Gästeliste auf „Exportieren". Im Dialog „Gästeliste exportieren" wählst du erst das Format und dann die Spalten:
CSV zum Weiterbearbeiten in Excel, Excel mit fixierter Kopfzeile und fertigem Filter, PDF zum Ausdrucken oder Weitergeben.
Die Vorlage „Für den Caterer" stellt die Spalten mit einem Klick ein: Vorname, Nachname, Tisch, Kategorie, Status, Ernährung, Allergien, Alter und Gehört zu. Den Tisch gibt es, sobald du im Tischplan Tische angelegt hast, das Alter, wenn Kinder mit Alter dabei sind. Übernachtung und Shuttle hakst du in der Liste darunter einfach dazu, wenn du sie brauchst. Im PDF nimmst du dafür eine andere Spalte heraus, sobald acht angehakt sind.
Die Datei enthält alle Personen als eigene Zeilen, also auch Kinder und bestätigte Begleitungen. Filterst du die Spalte Status auf „Zugesagt", entspricht die Zahl der Zeilen deiner Personenzahl, und die Wünsche fürs Catering stehen direkt daneben. Bevor du eine CSV- oder Excel-Datei an dein Catering, den DJ oder jemand anderen weitergibst, nimm bitte die Spalten „Einladungscode" und „Einladungslink" aus der Auswahl. Mit ihnen könnte sonst jemand in fremdem Namen auf deine Einladung antworten. Im PDF lassen sich die beiden gar nicht erst auswählen, dafür passen dort höchstens acht Spalten auf ein Blatt. Kommen bei der Vorlage „Für den Caterer" alle neun Spalten zusammen, lässt das PDF deshalb „Gehört zu" weg.
Häufige Fragen
Warum ist die Personenzahl kleiner als meine Gästeliste?
Weil nur Zusagen zählen. Wer noch nicht geantwortet hat, taucht hier nicht auf. Ein Blick auf die Kachel „Ausstehend" zeigt dir, wie viel Bewegung noch kommen kann.
Wo ist die Karte „Zusätzliche Angaben" hin?
Die lag auf der Seite Statistiken, und die gibt es nicht mehr. Die Personenzahl steht jetzt auf der Übersicht und unter Rückmeldungen, alles Übrige bei den Gästen selbst.
Eine Gruppe fehlt in meiner Auswahl.
Die Gruppen sind fest vorgegeben und richten sich nach deinem Event-Typ. Eigene Gruppen lassen sich nicht anlegen. Nutz für Sonderfälle einfach „Andere".
Ich möchte die Zahlen ans Catering schicken.
Nimm die Personenzahl von der Übersicht, die Ernährungsbalken darunter und die Allergien der zugesagten Gäste. Denk daran, dass sich die Werte mit jeder späten Zusage noch ändern.