„Darf ich jemanden mitbringen?" ist eine der häufigsten Fragen deiner Gäste. In deiner Gästeliste ist das schon vorgesehen: Du entscheidest pro Person, wer eine Begleitung mitbringen darf, und der Rest passiert automatisch, sobald geantwortet wird.
Plus One erlauben
Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Gastes findest du den Schalter „Plus One erlauben" mit dem Hinweis „Gast darf eine Begleitung mitbringen". Ist er an, kann dieser Gast im Anmeldeformular auf deiner Seite eine Begleitung eintragen. Du kannst den Schalter jederzeit nachträglich umlegen. Beim CSV-Import entscheidet die Spalte „Plus-1 erlaubt": Steht dort ein „ja", ist der Schalter beim importierten Gast direkt an, sonst bleibt er aus.
Was passiert, wenn jemand eine Begleitung angibt
Gibt ein Gast seine Begleitung mit Namen an, legt die App daraus einen eigenen Eintrag an. In der Gästeliste steht diese Person als vollwertige Zeile direkt unter ihrem Hauptgast, mit eigener Gruppe, eigenem Status und eigenem Menü. Dass die beiden zusammengehören, siehst du an der feinen senkrechten Linie zwischen ihren Kreisen und daran, dass zwischen ihnen kein Trennstrich liegt. In der internen Notiz steht außerdem „Begleitung von Vorname Nachname". Auf der Gastdetailseite siehst du es ebenfalls: beim Hauptgast in der Karte „Begleitung", bei der Begleitung in der Karte „Angemeldet mit". Über diese Karten springst du zwischen beiden hin und her.
Die Begleitung übernimmt Gruppe und Antwortstatus vom Hauptgast. Sie hat keine eigene E-Mail-Adresse und keinen eigenen Einladungscode, kann also nicht separat eingeladen werden. Ist der Name falsch geschrieben, korrigierst du ihn ganz normal über „Bearbeiten".
Gut zu wissen: Wenn plötzlich ein Name in deiner Liste auftaucht, den du nie eingetragen hast, ist das fast immer eine Begleitung aus einer Anmeldung. Ein Grund zur Freude, nicht zur Sorge.
Begleitungen bearbeiten oder löschen
An jeder Begleitung findest du ein Drei-Punkte-Menü. Das gilt in der Gästeliste und auf der Gastdetailseite in der Karte „Begleitung“. Mit „Bearbeiten“ korrigierst du ihre Angaben. Mit „Löschen“ entfernst du nach einer Rückfrage nur die Begleitung. Der Hauptgast bleibt in deiner Liste, und die Anzahl der zugesagten Personen wird angepasst.
Hat eine Begleitung noch keinen Namen, kannst du ihn über dasselbe Menü ergänzen. Du darfst das Namensfeld auch leer lassen. Diese Begleitung gehört weiterhin zur Anmeldung des Hauptgastes und übernimmt dessen Zu- oder Absage. Der nachgetragene Name erscheint in der Liste, in der Suche und im CSV-Export.
Eine gelöschte Begleitung taucht anschließend nicht wieder als namenlose Zusatzzeile auf. Wenn du nur den Namen ändern möchtest, nutze deshalb „Bearbeiten“.
Kinder
Kinder werden nicht als eigene Gäste angelegt. Eure Gäste geben im Anmeldeformular an, wie viele Kinder mitkommen, und dürfen ihre Namen dazuschreiben. Du kannst Kinder aber auch selbst eintragen, ändern oder entfernen: Öffne den Gast über „Bearbeiten", wähle unter „Kinder" die Anzahl und schreib die Namen dazu, wenn du magst. Zum Entfernen stellst du die Auswahl zurück auf „Keine Kinder". Das geht in der Gästeliste und auf der Gastdetailseite, zum Beispiel nach einem Anruf, wenn die Kleinen doch mitkommen. Noch schneller geht es über die drei Punkte direkt an einer Kind-Zeile: „Anzeigen" springt zum zugehörigen Gast, „Bearbeiten" öffnet dessen Dialog, und „Löschen" entfernt nach einer kurzen Rückfrage genau dieses eine Kind. Dieselben drei Punkte findest du auf der Gastdetailseite an den Kärtchen der Begleitung und der Kinder.
Sichtbar sind Kinder überall dort, wo du sie brauchst: In der Gästeliste steht jedes Kind als eigene, eingerückte Zeile unter seinem Haushalt, mit dem Hinweis „Kind". Eine eigene Unterseite haben Kinder nicht, sie gehören ja zur Antwort ihres Gastes. Auf der Gastdetailseite stehen sie namentlich neben der Begleitung, und auf der Seite Rückmeldungen findest du sie wie gewohnt. Hat ein Gast keine Namen genannt, stehen dort „Kind 1", „Kind 2" und so weiter.
Auch eine bestätigte Begleitung, für die kein Name eingetragen wurde, bekommt eine eingerückte Zeile mit dem Hinweis „Begleitung". So siehst du auf einen Blick, wie viele Menschen wirklich zusammenkommen.
Wo Kinder mitzählen und wo nicht
In den Kacheln „Gesamt" und „Zugesagt" über deiner Liste zählen Kinder nicht in die große Zahl, dafür steht ihre Anzahl als kleiner Zusatz daneben, zum Beispiel „+ 3 Kinder".
An der Zahl neben dem Menüpunkt „Gäste" sind sie mitgezählt, sobald die erste Zusage da ist. Dort geht es um Personen, nicht um Einträge.
Auf der Übersicht steht in der Karte „Gäste & RSVP" der Satz „Das sind 84 Personen, wenn du Kinder und Begleitungen mitzählst.", sobald mehr Menschen kommen als Einträge in der Liste stehen.
Unter Rückmeldungen sind sie in der Personenzahl jeder Antwort enthalten.
Die Suche über der Gästeliste findet auch Kind- und Begleitungsnamen und zeigt dir dann die komplette Anmeldung.
Der CSV-Export bringt jedes Kind und jede bestätigte Begleitung als eigene Zeile mit, damit du fürs Catering und den Sitzplan alle Personen in einer Tabelle hast.
Häufige Fragen
Kann ich Familien selbst zu einem Haushalt zusammenfassen?
Von Hand verknüpfen geht nicht. Du kannst allen Familienmitgliedern denselben Haushaltsnamen geben, dann findest du sie über die Suche zusammen. Der zusammenhängende Block in der Liste entsteht über eine Begleitung aus dem Anmeldeformular oder über Kinder, egal ob deine Gäste sie melden oder du sie selbst einträgst.
Ich lösche den Hauptgast, was passiert mit der Begleitung?
Hat die Begleitung einen eigenen Gasteintrag, entscheidest du beim Löschen, ob sie mit gelöscht werden soll oder bleibt. Bleibt sie, führen wir sie ab dann als eigenen Gast weiter, mit allem, was sie schon geantwortet hat. Eine Begleitung ohne eigenen Eintrag gehört wie die Kinder zur Anmeldung des Hauptgastes und wird mit ihm entfernt. Ein von dir nachgetragener Name ändert daran nichts.
Kann ich eine Begleitung selbst hinzufügen?
Du kannst sie ganz normal als eigenen Gast anlegen, zum Beispiel mit demselben Haushaltsnamen. Die Verbindungslinie zum Hauptgast bekommt sie dann aber nicht, die entsteht nur aus einer Anmeldung.