Wenn deine Gästeliste längst in einer Tabelle steht, musst du sie nicht abtippen. Mit dem Import wandert sie in einem Rutsch in dein Event, als CSV- oder als Excel-Datei. Und wenn du sie umgekehrt für die Tischplanung oder den Caterer brauchst, lädst du sie dir jederzeit wieder herunter, in dem Format und mit genau den Spalten, die du gerade brauchst. Beides ist kostenlos.

Öffne Gäste und klicke in der Filterleiste auf „Importieren". Im Dialog „Gäste importieren" lädst du dir zuerst über „Beispiel-CSV herunterladen" die Vorlage gaeste-beispiel.csv herunter. Die öffnest du in Excel, Numbers oder Google Sheets, trägst deine Gäste ein und speicherst sie wieder ab. Du kannst als CSV speichern oder deine Excel-Datei einfach so lassen, beides nimmt der Import an.

Die Vorschau zeigt maximal zehn Zeilen, der Rest steht als „Und N weitere..." darunter. Importiert werden natürlich alle gültigen Zeilen.

Stehen schon Gäste in deiner Liste, bekommst du direkt über dem Import-Button einen Hinweis: wie viele Gäste du bereits hast, wie viele davon geantwortet haben und wie viele Namen aus deiner Datei schon in der Liste stehen (auch, wie viele davon mit Rückmeldung). So siehst du vorher, ob du gleich Doppelte bekommst.

Zwei Dinge bringt der Import jetzt mit: Steht in der Spalte „Plus-1 erlaubt" ein ja, ist der Schalter „Plus One erlauben" beim importierten Gast direkt an, und was in „Interne Notizen" steht, landet in den Notizen. Lässt du die Spalten weg oder leer, bleibt beides aus beziehungsweise leer und du kannst es jederzeit bei einzelnen Gästen über „Bearbeiten" ändern.

Der Export bringt die Spalte Status und alle Antworten deiner Gäste mit, damit du beim Nachlesen siehst, wer schon zugesagt hat und was sich jemand wünscht. Der Import kann diese Spalten aber nicht lesen. Jeder Gast, der über eine Datei hereinkommt, startet auf Ausstehend, auch wenn in der Datei „Zugesagt" steht. Bringt deine Datei eine Status-Spalte mit, sagt dir der Import-Dialog das noch einmal ausdrücklich.

Was das für dich heißt: Sobald die ersten Rückmeldungen da sind, pflege deine Liste in der App und nicht mehr in Excel. Lösch deine Gäste nie in der App, um sie danach aus einer Datei neu anzulegen. Die Zusagen hängen an den Gästen in deiner Liste und kommen über die Datei nicht zurück. Zum Ergänzen ist der Import trotzdem jederzeit gefahrlos: Er legt nur dazu, er nimmt nichts weg.

Klick in der Filterleiste auf „Exportieren". Es öffnet sich der Dialog „Gästeliste exportieren", und du entscheidest, was in der Datei stehen soll. Solange du noch keinen Gast angelegt hast, ist der Button ausgegraut.

Über der Spaltenliste liegen fünf Vorlagen als Schnellwahl:

Eine Vorlage setzt nur die Auswahl, danach kannst du weiter alles ändern. Angeboten werden immer nur Spalten, die es bei deinem Event wirklich gibt. Fragt dein Anmeldeformular zum Beispiel gar nicht nach dem Musikwunsch, taucht die Spalte auch nicht auf, und die DJ-Vorlage nimmt dann eben die Spalten mit, die da sind.

Darunter steht deine Spaltenliste. Du hakst an, was mitkommen soll, und rechts oben siehst du mit „12 von 31 Spalten", wo du gerade stehst. Die Reihenfolge bestimmst du selbst: Zieh eine Spalte am Griff links nach oben oder unten. Mit der Tastatur geht das auch, dafür setzt du den Fokus auf den Griff, drückst die Leertaste, sortierst mit den Pfeiltasten und legst mit der Leertaste wieder ab. Was du nicht angehakt hast, steht weiter unten unter „Nicht dabei" und ist jederzeit einen Klick entfernt. Mindestens eine Spalte muss stehen bleiben, ohne Spalte gäbe es keine Datei.

Unter „Reihenfolge der Gäste" legst du fest, in welcher Reihenfolge die Zeilen in der Datei stehen:

Bei den beiden alphabetischen Reihenfolgen steht eine Anmeldung nicht mehr unbedingt beieinander. Wer zu wem gehört, sagt dir dann die Spalte „Gehört zu", sofern sie in deiner Auswahl steht. Bei „Nachname A bis Z" stehen Kinder und Begleitungen ohne eigenen Eintrag unter dem Nachnamen ihres Gastes, auch ein Kind mit eigenem Nachnamen. Sortiert wird übrigens auch dann nach dem Namen, wenn Vorname oder Nachname gar nicht als Spalte in deiner Datei stehen.

Fürs PDF gibt es zusätzlich das Häkchen „Zugesagt, Ausstehend und Abgesagt trennen". Dann stehen Zugesagt, Vielleicht, Ausstehend und Abgesagt in dieser Reihenfolge als eigene Abschnitte untereinander, jeweils mit Überschrift und Anzahl, zum Beispiel „Zugesagt · 48 Personen". Innerhalb der Abschnitte gilt deine Reihenfolge, und Abschnitte ohne Gast fallen weg. Das klappt auch ohne die Spalte „Status".

Deine letzte Wahl merkt sich der Browser je Event, auch die Reihenfolge und das Häkchen. Beim nächsten Export ist also gleich wieder alles so eingestellt, wie du es zuletzt hattest.

Ein Klick auf „Exportieren", und die Datei landet in deinem Download-Ordner.

Zur Auswahl stehen Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Gruppe und Haushalt, dazu der Status der Rückmeldung, wann geantwortet wurde und wer die Antwort eingetragen hat: der Gast selbst, der Hauptgast bei seiner Anmeldung oder du. Plant ihr zu zweit (Einstellungen → Gemeinsam planen), steht bei Antworten aus dem Dashboard „von euch“. Bei einem Geburtstag steht „im Dashboard“, wenn eine Person eingetragen hat, die nicht mehr mitplant. Lässt sich das nicht sicher sagen, bleibt das Feld leer.

Hast du im Tischplan schon Tische angelegt, kommen die Spalten Tisch und Platz dazu. Bei allen, die noch keinen Tisch haben oder abgesagt haben, bleiben beide leer. „Platz" bleibt außerdem leer, wenn jemand ohne festen Platz am Tisch sitzt, etwa ein Kind, das automatisch bei seinem Gast sitzt.

Dann kommen die Antworten aus deinem Anmeldeformular, jede Frage in einer eigenen Spalte, zum Beispiel Ernährung, Allergien, Musikwunsch, Übernachtung, Shuttle und die persönliche Nachricht. Du findest dort die Fragen, die dein Formular stellt, und alles, wozu deine Gäste schon etwas geantwortet haben. Dazu gibt es deine internen Notizen, Hinweise wie „Offene Anmeldung" oder „Möglicher Doppeleintrag", ob und wann eingeladen wurde (Einladung per E-Mail gesendet, als eingeladen markiert, Erinnerung gesendet), den Einladungscode und den persönlichen Einladungslink. Hast du ein Save the Date verschickt, siehst du auch, wann es rausging.

Jede Person hat ihre eigene Zeile. In der Reihenfolge „Anmeldungen zusammen" folgen unter jedem Gast seine Begleitung und seine Kinder. Die Spalte Kategorie sagt dir, ob es ein Gast, eine Begleitung oder ein Kind ist, und unter Gehört zu steht der Name des Gastes, mit dem die Person kommt. Kinder und Begleitungen ohne eigenen Eintrag übernehmen Gruppe, Haushalt und Status von diesem Gast, Kinder ohne eigenen Nachnamen auch seinen Nachnamen. Ohne Namen heißen sie einfach „Begleitung" oder „Kind 2". Filterst du die Spalte Status auf „Zugesagt", hast du also alle Menschen vor dir, die kommen.

CSV ist für Excel vorbereitet: Umlaute bleiben erhalten, die Spalten sind mit Semikolon getrennt, und alle Zeitpunkte stehen in deutscher Zeit. Beginnt ein Eintrag mit einem Plus, Minus, Gleichheitszeichen oder @, zum Beispiel eine Telefonnummer mit +49, steht ein Apostroph davor. So liest Excel ihn als Text und nicht als Formel. Lädst du die Datei später wieder hoch, nimmt der Import dieses Apostroph von selbst wieder ab.

Excel bekommst du als fertige Mappe mit dem Blatt „Gästeliste". Die Kopfzeile ist fett und bleibt beim Scrollen stehen, über den Spalten liegt schon ein Filter, die Spaltenbreiten richten sich nach dem Inhalt. Datumsangaben sind echte Datumswerte und das Alter eine echte Zahl, du kannst also direkt damit sortieren und rechnen. Ein Apostroph wie in der CSV-Datei brauchst du hier nicht, in der Mappe steht alles als reiner Wert.

PDF ist zum Ausdrucken und Weitergeben gedacht: A4 quer, mit dem Titel deines Events, dem Datum des Exports, der Personenzahl und Seitenzahlen. Die Kopfzeile wiederholt sich auf jeder Seite, lange Texte brechen in der Zelle um. Damit das lesbar bleibt, passen höchstens acht Spalten nebeneinander. Hast du acht angehakt, sind die übrigen ausgegraut. Brauchst du mehr, nimm Excel. Einladungscode und Einladungslink gibt es im PDF gar nicht, genau weil diese Datei oft weitergereicht wird.

Umlaute und die üblichen Akzente kann das PDF. Ein paar Zeichen kennt die Schrift darin aber nicht, zum Beispiel das ł in „Łukasz", kyrillische Namen oder Emojis. Solche Stellen schreibt das PDF vereinfacht („Lukasz", „Ivan"), und unten auf der Seite steht dann ein Hinweis dazu. In CSV und Excel bleibt alles genau so, wie deine Gäste es eingetragen haben.

Bevor du die Datei weitergibst: Schickst du die Liste als CSV oder Excel an deinen Caterer, den DJ oder jemand anderen, nimm die Spalten „Einladungscode" und „Einladungslink" vorher aus der Auswahl. Mit ihnen könnte sonst jemand in fremdem Namen auf deine Einladung antworten. Sind sie angehakt, weist dich der Dialog auch noch einmal darauf hin.

Ich sehe die Buttons „Importieren" und „Exportieren" nicht.
Auf dem Handy sind sie ausgeblendet, dort bleibt nur „Gast hinzufügen". Für Import und Export setz dich kurz an den Rechner oder ans Tablet.

Meine Datei wird abgelehnt.
Angenommen werden .csv- und .xlsx-Dateien, sonst erscheint „Bitte lade eine CSV- oder eine Excel-Datei hoch.". Außerdem braucht die Datei eine Kopfzeile plus mindestens eine Zeile mit einem Gast und die Spalte „Vorname". Ältere .xls-Dateien und Numbers-Dateien kannst du in deinem Programm über „Exportieren" oder „Speichern unter" schnell als .xlsx oder CSV speichern.

Kann ich per Import bestehende Gäste aktualisieren?
Nein, der Import legt immer neue Gäste an. Änderungen an vorhandenen Gästen machst du über „Bearbeiten".

Überschreibt ein zweiter Import meine Rückmeldungen?
Nein. Der Import fasst bestehende Gäste nicht an, er legt nur neue dazu. Deine Zusagen und Absagen bleiben, du bekommst aber die Gäste aus der Datei zusätzlich in die Liste. Doppelte Einträge räumst du danach über „Zusammenführen…" oder über „Löschen" auf.

Ich habe meine Liste exportiert, in Excel bearbeitet und wieder importiert. Wo sind die Zusagen?
In deiner Datei stehen die Rückmeldungen zwar drin, der Import übernimmt sie aber nicht: Status und Antworten liest er beim Hochladen nicht mit. Stehen deine ursprünglichen Gäste noch in der Liste, hängen ihre Antworten unverändert an ihnen und du kannst die neu importierten Doppel-Einträge über „Zusammenführen…" oder „Löschen" wieder entfernen. Hast du die Gäste vorher gelöscht, sind ihre Antworten weg. Schreib uns in dem Fall über den Chat, wir schauen gemeinsam, was noch zu retten ist.

Kann ich die Datei zum Wieder-Importieren auch mit weniger Spalten exportieren?
Ja. Wichtig ist nur, dass die Stammdaten drin sind, also mindestens Vorname und was du sonst noch übernehmen möchtest: Nachname, E-Mail, Telefon, Gruppe, Haushalt, Plus-1 erlaubt und Interne Notizen. Fehlt die Spalte Vorname, sagt dir der Import beim Hochladen Bescheid.