Vegetarisch, glutenfrei, drei Kinder, ein Zimmer und unbedingt dieses eine Lied: Alles, was deine Gäste im Anmeldeformular ausfüllen, landet gesammelt bei ihnen im Profil. Von dort holst du es dir, wenn Caterer, Hotel oder DJ nach Zahlen fragen.
Wo die Antworten stehen
Öffne im Dashboard Gäste, klick auf den Namen des Gastes und schau in die Karte „RSVP-Antworten". Darüber steht auch, wann geantwortet wurde. Hat jemand noch nicht geantwortet, liest du dort „Noch keine RSVP-Antwort erhalten.".
Welche Angaben du findest
Es erscheinen nur die Fragen, die du im Editor aktiviert hast und die dein Gast tatsächlich beantwortet hat:
Wirst du dabei sein? mit „Ja, ich komme gerne! 🎉", „Leider kann ich nicht kommen" oder „Vielleicht"
Begleitung
Ernährungswünsche
Allergien oder Unverträglichkeiten
Übernachtung gewünscht?
Shuttle benötigt?
Liedwünsche für die Party
Kinder, mit Anzahl und, wenn angegeben, Namen
Möchtest du etwas ausrichten? mit der persönlichen Nachricht deines Gastes
Vorher im Editor aktivieren
Welche Felder dein Formular überhaupt zeigt, entscheidest du selbst. Im Editor findest du das in den Einstellungen der Sektion Anmeldung, dort gibt es Schalter wie „Begleitung abfragen", „Kinder abfragen", „Allergien abfragen" und „Shuttle abfragen". Frag am besten nur ab, was du wirklich brauchst, kurze Formulare werden häufiger ausgefüllt.
Gut zu wissen: Denk früh an diese Schalter. Wer schon geantwortet hat, wird nicht noch einmal gefragt. Aktivierst du „Allergien abfragen" erst spät, fehlt die Angabe bei allen bisherigen Zusagen.
Für den Caterer sammeln
Ernährungswünsche und Allergien stehen jeweils beim einzelnen Gast. Für den Caterer bekommst du sie trotzdem gesammelt: Klick in der Gästeliste auf „Exportieren". Im Dialog „Gästeliste exportieren" nimmst du am schnellsten die Vorlage „Für den Caterer". Sie stellt genau die Spalten ein, die deine Küche braucht: Vorname, Nachname, Tisch, Kategorie, Status, Ernährung, Allergien, Alter und Gehört zu. Den Tisch gibt es, sobald du im Tischplan Tische angelegt hast, das Alter, wenn Kinder mit Alter dabei sind.
Dann suchst du dir noch das Format aus. Excel ist praktisch, wenn dein Caterer selbst filtern und sortieren möchte: Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen stehen und der Filter liegt schon über den Spalten. PDF ist das Richtige zum Ausdrucken und Weitergeben, da passen bis zu acht Spalten auf ein Blatt. Kommen bei der Vorlage „Für den Caterer" alle neun Spalten zusammen, lässt das PDF „Gehört zu" weg. Tisch, Ernährung, Allergien und Alter bleiben drauf. CSV nimmst du, wenn du die Liste noch selbst in Excel weiterbearbeiten willst.
In der Datei steht jede Person in einer eigenen Zeile, und jede Frage aus deinem Formular hat ihre eigene Spalte, also auch Ernährung und Allergien. Filter die Spalte Status auf „Zugesagt", dann siehst du auf einen Blick, was die Menschen brauchen, die kommen. Gibst du eine CSV- oder Excel-Datei an deinen Caterer oder jemand anderen weiter, nimm die Spalten „Einladungscode" und „Einladungslink" vorher aus der Auswahl, damit niemand in fremdem Namen antworten kann. Im PDF gibt es die beiden gar nicht. Persönliche Nachrichten und die Personenzahl siehst du zusätzlich gesammelt auf der Seite Rückmeldungen. Und hast du schon einen Tischplan, zählt dir „Tischplan als PDF" Ernährung und Allergien für jeden Tisch zusammen. Mehr dazu steht im Artikel „Den Tischplan erstellen".
Häufige Fragen
Kann ich eine Antwort für einen Gast nachtragen?
Im Profil lässt sich die Antwort nicht bearbeiten. Wenn jemand dir seine Wünsche am Telefon durchgibt, schreib sie in die internen Notizen des Gastes, dort hast du sie sicher beisammen.
Ich sehe bei niemandem Antworten.
Antworten können erst eingehen, wenn deine Seite veröffentlicht ist und deine Gäste den Link haben. Solange du nur gestaltest, bleibt die Karte leer.