Wer sitzt neben wem? Das ist einer der schönsten und einer der kniffligsten Punkte in deiner Planung. Im Dashboard findest du dafür den Tischplan, direkt unter Gäste in der Seitenleiste. Er arbeitet mit genau der Gästeliste, die du schon gepflegt hast, du musst also niemanden noch einmal eintippen. Der Tischplan ist kostenlos und in jedem Event dabei.

Im Tischplan ist jeder Tisch eine Karte mit seinen Plätzen. Das klappt am Computer, am Tablet und am Handy. Am Computer mit großem Bildschirm öffnest du über „Grundriss gestalten“ zusätzlich den Grundriss: Dort siehst du deinen Saal von oben und stellst jeden Tisch dorthin, wo er wirklich stehen wird. Beide zeigen dieselben Tische und dieselben Plätze, du kannst also jederzeit wechseln.

Ganz oben stehen vier Zahlen, an denen du immer siehst, wo du gerade stehst: Platziert, Ohne Tisch, Tische und Freie Plätze.

Klick oben auf der Seite auf „Tisch hinzufügen“. Im Dialog gibst du an:

Der Dialog merkt sich Form und Plätze deines letzten Tisches. Legst du also zwölf gleiche Achtertische an, stellst du das nur einmal ein. Mehr als 60 Tische gehen nicht, das reicht für eine Feier mit weit über 400 Personen.

Jeder neue Tisch bekommt eine Karte im Tischplan und gleich einen freien Platz im Grundriss. Ist dort kein Platz mehr frei, wird der Raum von selbst ein Stück größer, und eine kurze Meldung nennt dir die neue Größe.

Die Reihenfolge der Karten bestimmst du selbst: Zieh eine Karte am Griff oben rechts an eine andere Stelle. Das geht am Computer, auf dem Handy stehen die Tische untereinander.

Am Computer links, auf dem Handy oben steht die Spalte „Ohne Tisch“ mit allen, die noch keinen Platz haben. Oben in der Spalte kannst du nach Antwort („Zusagen und Offene“ oder „Nur Zusagen“) und nach Gruppe filtern.

Am Computer ziehst du eine Person am Griff links neben ihrem Namen. Zwei Ziele:

Auf dem Handy wird nicht gezogen, dort würde das nur mit dem Scrollen streiten. Tipp stattdessen eine Person an. Es öffnet sich „Platz wählen“ mit allen Tischen und ihrer Belegung, und ein Tipp auf einen Tisch setzt sie dorthin. Reicht ein Tisch nicht, steht der Grund gleich dabei, zum Beispiel „voll“ oder „noch 2 frei, für alle 3 fehlt ein Platz“. Genau dieser Weg funktioniert auch mit der Tastatur. Über „Vom Tisch nehmen“ kommt jemand wieder zurück nach „Ohne Tisch“.

Wer mit Begleitung oder Kindern angemeldet ist, steht in „Ohne Tisch“ als eigener Block, eine feine Linie zeigt, wer zusammengehört. Oben im Block findest du den Knopf „Alle 3 zusammen setzen“ (bei zwei Personen „Beide zusammen setzen“). Er öffnet „Platz wählen“ für alle auf einmal. Am Computer kannst du den ganzen Block auch am Griff auf einen Tisch ziehen. Alle bekommen dann feste Plätze, möglichst nah beieinander. Passen nicht alle an den Tisch, setzt die App niemanden und sagt dir Bescheid, damit keine Familie halb hängen bleibt.

Tippst du den Hauptgast einer solchen Anmeldung an, fragt „Platz wählen“ zuerst: „Wer kommt mit?“

Kinder und eine Begleitung ohne eigenen Eintrag sitzen automatisch beim Hauptgast und gehen mit, wenn du ihn umsetzt. Ziehst du ein Kind oder eine solche Begleitung einzeln an einen anderen Tisch, bekommt diese Person ihren eigenen Platz und bleibt dort. Eine Begleitung mit eigenem Eintrag setzt du wie jeden Gast, am schnellsten zusammen mit dem ganzen Block. Damit du nie raten musst, wer zu wem gehört, steht unter dem Namen „Begleitung von Anna Weber“ oder „Kind von Anna Weber“.

Auch beim Abräumen denkt der Tischplan an die Familie: Tippst du einen Hauptgast an, der schon sitzt, steht unten zum Beispiel „Alle 3 vom Tisch nehmen“ (bei zwei Personen „Beide vom Tisch nehmen“). Das nimmt alle aus der Anmeldung mit, die am selben Tisch sitzen. Wählst du oben „Nur Anna Weber“, heißt der Knopf „Nur Anna Weber vom Tisch nehmen“. Und löschst du in der Gästeliste ein Kind über die drei Punkte an seiner Zeile, behalten seine Geschwister ihre Plätze.

Hast du jemanden gesetzt, hat aus demselben Haushalt noch jemand keinen Tisch und ist am Tisch noch Platz für alle, erscheint unten eine kurze Meldung mit dem Knopf „Auch hierher setzen“. Ein Klick, und der Rest des Haushalts sitzt mit festen Plätzen am selben Tisch. Hat sich inzwischen etwas geändert und der Platz reicht nicht mehr für alle, setzt die App niemanden und sagt dir das. Die Meldung bleibt 20 Sekunden stehen. Hast du gerade bewusst „Nur …“ gewählt, kommt sie nicht. Das Feld Haushalt pflegst du bei jedem Gast, mehr dazu steht im Artikel „Gruppen und Haushalte: deine Gäste ordnen“.

Das Suchfeld oben in der Spalte „Ohne Tisch“ findet Namen, auch über den Nachnamen der Familie oder den Haushalt.

Sobald du etwas eingibst, steht über den Treffern das Häkchen „Ganze Anmeldungen zeigen“, und es ist schon gesetzt. Findest du zum Beispiel ein Kind, steht gleich die ganze Familie mit da, also alle aus seiner Anmeldung, die noch keinen Tisch haben. Das gilt auch, wenn die gefundene Person selbst schon sitzt. Sitzt noch niemand aus der Familie, ist es wie gewohnt ein Block: Du setzt ihn mit „Alle 3 zusammen setzen“ oder ziehst ihn am Computer am Griff auf einen Tisch. Die Filter für Antwort und Gruppe gelten dabei weiter. Passen nicht alle aus der Familie zu deiner Suche, sind die Treffer leicht hervorgehoben. Nimmst du das Häkchen weg, siehst du nur die Personen, die selbst zur Suche passen.

Die Suche findet auch alle, die schon an einem Tisch sitzen: Sie stehen unter „Schon an einem Tisch“, zum Beispiel mit „Sitzt an Tisch 3, Platz 2“. Ein Klick auf „Zeigen“ springt zur Karte dieses Tisches, und sie leuchtet kurz auf. Im Grundriss wählt „Zeigen“ den Tisch aus und lässt die Person auf ihrem Stuhl aufleuchten.

Jeder Platz an einem Tisch hat seine Nummer, du siehst sie im kleinen Kreis vor dem Namen. Ziehst du innerhalb eines Tisches jemanden auf einen schon belegten Platz, tauschen die beiden ihre Nummern. Das ist der schnelle Weg, wenn zwei doch lieber andersherum sitzen sollen.

Kommt jemand von einem anderen Tisch oder aus „Ohne Tisch“ auf einen belegten Platz, bekommt diese Person den freien Platz, der am nächsten liegt. So verliert niemand unbemerkt den eigenen Platz. Ist am Tisch nichts mehr frei, sagt dir die App das.

Manchmal sitzt jemand am Tisch, aber ohne feste Nummer: etwa ein Kind, das erst dazukam, als sein Gast schon saß, jemand, dessen Nummer beim Verkleinern eines Tisches weggefallen ist, oder ein älterer Eintrag. Diese Personen stehen auf der Karte unter „Am Tisch, ohne festen Platz“, und eine leere Nummer heißt dann „Belegt, ohne festen Platz“, weil der Platz rechnerisch schon vergeben ist. Zieh die Person auf eine leere Nummer oder tipp sie an und wähle „Festen Platz geben“.

Steht unter „Platz doppelt vergeben“ jemand, sitzen zwei Personen auf derselben Nummer. Das kann passieren, wenn ihr zu zweit im selben Moment denselben Platz vergebt. Gib der Person unter „Platz doppelt vergeben“ einen freien Platz: Zieh sie auf eine freie Nummer oder tipp sie an und wähle „Festen Platz geben“. Dann ist es aufgeräumt.

In „Ohne Tisch“ stehen alle, die zugesagt haben, und alle, deren Antwort noch offen ist. Wer abgesagt hat, braucht keinen Platz und erscheint dort gar nicht erst.

Sagt jemand ab, der schon einen Platz hatte, gilt der Platz sofort wieder als frei und zählt nicht mehr mit. Auf der Karte steht die Person unter „Hat abgesagt“, und mit „Platz freigeben“ räumst du sie mit einem Klick weg. Einen neuen Platz bekommt eine Absage nicht, „Platz wählen“ bietet dafür nur „Platz freigeben“ an. Vergibst du den alten Platz an jemand anderen, wird er dabei automatisch freigegeben. Sagt die Person später doch noch zu, sitzt sie wieder auf ihrem alten Platz, sofern ihn inzwischen niemand bekommen hat. Sonst steht sie unter „Ohne Tisch“ und bekommt von dir einen neuen.

Sitzen mehr Menschen an einem Tisch, als er Plätze hat, weist dich die Karte darauf hin. Das ist kein Fehler und blockiert dich nicht: Entweder gibst du dem Tisch über Tisch bearbeiten mehr Plätze, oder jemand zieht um.

Dasselbe gilt, wenn du die Plätze nachträglich verkleinerst. Der Dialog sagt dir vorher, wie viele gerade dort sitzen und wer dabei die feste Nummer verliert, weil sie über der neuen Platzzahl liegt. Es bleibt alles gespeichert: Wer die Nummer verliert, steht unter „Am Tisch, ohne festen Platz“, und sitzen zu viele dort, steht am Tisch nur ein Hinweis.

Über das Menü oben rechts auf jeder Karte kommst du an zwei Punkte, im Grundriss an dieselben über die kleine Leiste am ausgewählten Tisch:

Jeder Zug wird sofort gespeichert, du brauchst keinen Speichern-Knopf. Geht dabei doch einmal etwas schief, siehst du gleich wieder den gespeicherten Stand und einen kurzen Hinweis.

Den Grundriss öffnest du über „Grundriss gestalten“ oben im Tischplan. Er braucht Platz und ist deshalb am Computer mit großem Bildschirm zu Hause, ab etwa 1280 Pixeln Fensterbreite. Auf kleineren Bildschirmen steht im Tischplan ein Hinweis, und du setzt deine Gäste dort weiter über die Karten.

Links steht wieder „Ohne Tisch“, in der Mitte dein Raum von oben, ein Kästchen im Raster ist ein Meter. Über den Knopf „Raum“ oben links, auf dem die aktuelle Größe steht (am Anfang „Raum: 16 × 12 m“), gibst du Breite und Länge deines Saals in Metern an, von 4 bis 80 Metern je Seite. Ungefähre Werte reichen völlig. Der Raum, mit dem alles startet, fasst ungefähr zwölf runde Tische für je acht Personen.

Steht ein Tisch außerhalb des Raums, zum Beispiel nachdem du den Raum kleiner gemacht hast, ist er gestrichelt umrandet, und über dem Plan steht etwa „1 Tisch steht außerhalb des Raums“. Ein Klick auf „In den Raum holen“ stellt ihn an die nächste freie Stelle. Wo der Platz nicht reicht, wächst der Raum mit.

Plant ihr zu zweit über Einstellungen → Gemeinsam planen, könnt ihr beide gleichzeitig am Tischplan und am Grundriss arbeiten. Was die andere Person ändert, erscheint bei dir sofort. Solange du gerade jemanden ziehst oder ein Dialog offen ist, wartet eine Änderung kurz und kommt danach auf einmal, so springt dir nichts unter dem Finger weg. Jede Zuordnung wird einzeln gespeichert: Setzt du Anna und die andere Person im selben Moment Greta, bleiben beide sitzen. Hat jemand einen Tisch gelöscht, an den du gerade jemanden setzen wolltest, sagt dir eine kurze Meldung das.

Ist die Sitzordnung fertig, nimmst du sie mit in die Location. Über „Exportieren“ oben auf der Seite bekommst du drei PDFs:

Im Kopf jedes PDFs stehen der Tag deiner Feier, sofern du ihn eingetragen hast, und der Stand. Die Dateien heißen nach deinem Event und dem Tag des Exports, so findest du verschiedene Stände in deinem Download-Ordner gut wieder.

Und wenn du lieber mit einer Tabelle arbeitest: Im Export der Gästeliste unter Gäste gibt es die Spalten Tisch und Platz, sobald du die ersten Tische angelegt hast. Die Vorlage „Sitzplan“ hat beide schon angehakt, und in der Vorlage „Für den Caterer“ steht der Tisch gleich nach dem Namen. Mehr zum Export steht im Artikel „Gäste importieren und exportieren“.

Sehen meine Gäste ihren Tisch?
Nein. Der Tischplan ist nur für dich und für die Person, mit der du gemeinsam planst. Auf deiner Event-Seite, im Anmeldeformular und in deinen E-Mails steht davon nichts. Wenn deine Gäste ihren Platz erfahren sollen, machst du das wie immer mit Tischkärtchen oder einer Tafel am Eingang.

Kostet der Tischplan etwas?
Nein. Der Tischplan ist genau wie deine Gästeliste in jedem Event dabei, samt Grundriss und PDFs, auch bevor du deine Seite freischaltest.

Geht der Grundriss auch auf dem Handy oder Tablet?
Auf dem Handy nicht, dafür ist der Bildschirm zu klein, und auf den meisten Tablets auch nicht: Der Grundriss braucht etwa 1280 Pixel Fensterbreite. Deine Gäste setzt du dort über die Karten im Tischplan, das geht genauso gut. Den Grundriss stellst du am Computer auf.

Was passiert, wenn jemand absagt?
Der Platz wird sofort wieder frei und zählt nicht mehr mit. Auf der Karte steht diese Person unter „Hat abgesagt“, damit du es siehst, und mit „Platz freigeben“ räumst du sie weg. Sagt sie später doch noch zu, sitzt sie wieder an ihrem alten Platz, solange ihn niemand anderes bekommen hat.

Ich finde jemanden nicht in „Ohne Tisch“.
Tipp den Namen ins Suchfeld. Die Suche findet auch alle, die schon an einem Tisch sitzen, und „Zeigen“ bringt dich direkt hin. Steht oben in der Spalte „Nur Zusagen“, siehst du dort niemanden mit offener Antwort. Wer abgesagt hat, steht nicht in „Ohne Tisch“. Hatte die Person schon einen Platz, findet die Suche sie unter „Schon an einem Tisch“.

Kann ich jemanden an zwei Tische setzen?
Nein, jede Person sitzt an genau einem Tisch. Ziehst du sie woandershin, ist ihr alter Platz sofort wieder frei.

Können wir zu zweit gleichzeitig am Tischplan arbeiten?
Ja. Mit „Gemeinsam planen“ seht ihr die Änderungen der anderen Person sofort, und jede Zuordnung wird einzeln gespeichert, damit ihr euch nichts überschreibt.