Wenn deine Gästeliste längst in einer Tabelle steht, musst du sie nicht abtippen. Mit dem CSV-Import wandert sie in einem Rutsch in dein Event. Und wenn du sie umgekehrt für die Tischplanung oder den Caterer brauchst, lädst du sie dir jederzeit wieder herunter. Beides ist kostenlos.
So bereitest du deine Datei vor
Öffne Gäste und klicke in der Filterleiste auf „Importieren". Im Dialog „Gäste importieren" lädst du dir zuerst über „Beispiel-CSV herunterladen" die Vorlage gaeste-beispiel.csv herunter. Die öffnest du in Excel, Numbers oder Google Sheets, trägst deine Gäste ein und speicherst wieder als CSV.
Pflichtspalten: Vorname, Nachname
Optionale Spalten: E-Mail, Telefon, Gruppe, Haushalt
Die englischen Überschriften firstname, lastname, email, phone, group und household werden ebenfalls erkannt.
Als Trennzeichen funktionieren Komma und Semikolon, Werte dürfen in Anführungszeichen stehen.
In der Spalte Gruppe schreibst du den Gruppennamen als Text, zum Beispiel „Familie Braut". Unbekannte Werte landen automatisch in „Andere".
Die Datei hochladen
Zieh deine Datei in das Feld „Ziehen oder klicken zum Hochladen" oder wähle sie über „CSV-Datei auswählen" aus.
Schau dir die Vorschau an. Oben steht, wie viele gültige Gäste erkannt wurden, daneben gegebenenfalls, wie viele Zeilen ungültig sind. Als Gründe erscheinen „Vorname fehlt", „Nachname fehlt" oder „Ungültige E-Mail".
Passt alles, klickst du auf „N Gäste importieren". Ungültige Zeilen werden dabei einfach übersprungen.
Stimmt etwas nicht, entfernst du die Datei über das X, korrigierst sie und lädst sie neu hoch.
Die Vorschau zeigt maximal zehn Zeilen, der Rest steht als „Und N weitere..." darunter. Importiert werden natürlich alle gültigen Zeilen.
Gut zu wissen: Es gibt keine Dublettenprüfung. Lädst du dieselbe Datei zweimal hoch, stehen alle Gäste doppelt in der Liste. Importiere im Zweifel lieber einmal und ergänze den Rest von Hand.
Zwei Dinge bringt der Import bewusst nicht mit: Der Schalter „Plus One erlauben" ist bei allen importierten Gästen aus, und interne Notizen bleiben leer. Beides pflegst du danach bei den Gästen nach, bei denen du es brauchst.
Deine Gästeliste herunterladen
Klick in der Filterleiste auf „Exportieren". Du bekommst die Datei gaesteliste.csv mit diesen Spalten: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Gruppe, Status, Haushalt. Automatisch angelegte Begleitpersonen stehen als eigene Zeilen darin. Neu ist: Auch jedes angemeldete Kind bekommt eine eigene Zeile, in der Spalte Gruppe steht dann „Kind". Nachname, Status und Haushalt übernimmt es von dem Gast, zu dem es gehört. Fürs Catering und für den Sitzplan hast du damit alle Personen in einer einzigen Tabelle. Solange du noch keinen Gast angelegt hast, ist der Button ausgegraut.
Gut zu wissen: Der Export enthält immer alle Gäste. Suche, Status- und Gruppenfilter wirken nur auf die Anzeige am Bildschirm, nicht auf die heruntergeladene Datei. Details aus den Rückmeldungen wie Ernährungswünsche und Allergien sind nicht enthalten.
Häufige Fragen
Ich sehe die Buttons „Importieren" und „Exportieren" nicht.
Auf dem Handy sind sie ausgeblendet, dort bleibt nur „Gast hinzufügen". Für Import und Export setz dich kurz an den Rechner oder ans Tablet.
Meine Datei wird abgelehnt.
Es werden nur echte .csv-Dateien angenommen, sonst erscheint „Bitte nur CSV-Dateien hochladen.". Außerdem braucht die Datei eine Kopfzeile plus mindestens eine Datenzeile und die Spalten „Vorname" und „Nachname". Speichere in deinem Tabellenprogramm über „Exportieren" oder „Speichern unter" im Format CSV.
Kann ich per Import bestehende Gäste aktualisieren?
Nein, der Import legt immer neue Gäste an. Änderungen an vorhandenen Gästen machst du über „Bearbeiten".