Wenn deine Gästeliste längst in einer Tabelle steht, musst du sie nicht abtippen. Mit dem CSV-Import wandert sie in einem Rutsch in dein Event. Und wenn du sie umgekehrt für die Tischplanung oder den Caterer brauchst, lädst du sie dir jederzeit wieder herunter. Beides ist kostenlos.
So bereitest du deine Datei vor
Öffne Gäste und klicke in der Filterleiste auf „Importieren". Im Dialog „Gäste importieren" lädst du dir zuerst über „Beispiel-CSV herunterladen" die Vorlage gaeste-beispiel.csv herunter. Die öffnest du in Excel, Numbers oder Google Sheets, trägst deine Gäste ein und speicherst wieder als CSV.
Pflichtspalte: Vorname. Den Nachnamen kannst du weglassen, wenn du ihn nicht kennst.
Optionale Spalten: E-Mail, Telefon, Gruppe, Haushalt, Plus-1 erlaubt, Interne Notizen
Die englischen Überschriften firstname, lastname, email, phone, group und household werden ebenfalls erkannt.
Als Trennzeichen funktionieren Komma und Semikolon, Werte dürfen in Anführungszeichen stehen.
In der Spalte Gruppe schreibst du den Gruppennamen als Text, zum Beispiel „Familie Braut" bei einer Hochzeit oder „Freunde" bei einem Geburtstag. Die Vorlage passt automatisch zu deinem Event-Typ. Unbekannte Werte und Gruppen, die es bei deinem Event-Typ nicht gibt, landen in „Andere".
In der Spalte Plus-1 erlaubt schreibst du „ja" oder „nein". Damit steht der Schalter „Plus One erlauben" bei den richtigen Gästen direkt auf ja und sie können im Anmeldeformular eine Begleitung angeben.
Was in Interne Notizen steht, siehst nur du, zum Beispiel „Vegetarierin" oder „Kommt mit dem Zug".
Die Datei hochladen
Zieh deine Datei in das Feld „Ziehen oder klicken zum Hochladen" oder wähle sie über „CSV-Datei auswählen" aus.
Schau dir die Vorschau an. Oben steht, wie viele gültige Gäste erkannt wurden, daneben gegebenenfalls, wie viele Zeilen ungültig sind. Fehlerhafte Zeilen stehen dabei ganz oben, mit ihrer Zeilennummer aus der Datei und dem Grund („Vorname fehlt" oder „Ungültige E-Mail"), damit du sie in deiner Tabelle sofort findest.
Passt alles, klickst du auf „N Gäste importieren". Ungültige Zeilen werden dabei einfach übersprungen.
Stimmt etwas nicht, entfernst du die Datei über das X, korrigierst sie und lädst sie neu hoch.
Die Vorschau zeigt maximal zehn Zeilen, der Rest steht als „Und N weitere..." darunter. Importiert werden natürlich alle gültigen Zeilen.
Stehen schon Gäste in deiner Liste, bekommst du direkt über dem Import-Button einen Hinweis: wie viele Gäste du bereits hast, wie viele davon geantwortet haben und wie viele Namen aus deiner Datei schon in der Liste stehen (auch, wie viele davon mit Rückmeldung). So siehst du vorher, ob du gleich Doppelte bekommst.
Gut zu wissen: Der Import löscht nichts. Er legt die Gäste aus deiner Datei zusätzlich an, deine bestehenden Gäste und alle Rückmeldungen bleiben genau so, wie sie sind. Eine Dublettenprüfung gibt es dabei nicht: Lädst du dieselbe Datei zweimal hoch, steht danach jeder Gast zweimal in der Liste. Willst du nur einzelne Gäste ergänzen, nimm am besten eine Datei mit genau diesen Gästen. Und wenn doch mal zwei Einträge zur selben Person da sind, führst du sie über „Zusammenführen…" im Drei-Punkte-Menü wieder zu einem zusammen.
Zwei Dinge bringt der Import jetzt mit: Steht in der Spalte „Plus-1 erlaubt" ein ja, ist der Schalter „Plus One erlauben" beim importierten Gast direkt an, und was in „Interne Notizen" steht, landet in den Notizen. Lässt du die Spalten weg oder leer, bleibt beides aus beziehungsweise leer und du kannst es jederzeit bei einzelnen Gästen über „Bearbeiten" ändern.
Rückmeldungen kommen über den Import nicht zurück
Der Export bringt die Spalte Status und alle Antworten deiner Gäste mit, damit du beim Nachlesen siehst, wer schon zugesagt hat und was sich jemand wünscht. Der Import kann diese Spalten aber nicht lesen. Jeder Gast, der über eine Datei hereinkommt, startet auf Ausstehend, auch wenn in der Datei „Zugesagt" steht. Bringt deine Datei eine Status-Spalte mit, sagt dir der Import-Dialog das noch einmal ausdrücklich.
Was das für dich heißt: Sobald die ersten Rückmeldungen da sind, pflege deine Liste in der App und nicht mehr in Excel. Lösch deine Gäste nie in der App, um sie danach aus einer Datei neu anzulegen. Die Zusagen hängen an den Gästen in deiner Liste und kommen über die Datei nicht zurück. Zum Ergänzen ist der Import trotzdem jederzeit gefahrlos: Er legt nur dazu, er nimmt nichts weg.
Deine Gästeliste herunterladen
Klick in der Filterleiste auf „Exportieren". Du bekommst die Datei gaesteliste.csv mit allem, was du über deine Gäste weißt. Vorn stehen Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Gruppe und Haushalt. Danach kommt der Status der Rückmeldung, wann geantwortet wurde und wer die Antwort eingetragen hat: der Gast selbst, der Hauptgast bei seiner Anmeldung oder du. Lässt sich das nicht sicher sagen, bleibt das Feld leer.
Dann folgen die Antworten aus deinem Anmeldeformular, jede Frage in einer eigenen Spalte, zum Beispiel Ernährung, Allergien, Musikwunsch, Übernachtung, Shuttle und die persönliche Nachricht. Du findest dort die Fragen, die dein Formular stellt, und alles, wozu deine Gäste schon etwas geantwortet haben. Zum Schluss stehen deine internen Notizen, Hinweise wie „Offene Anmeldung" oder „Möglicher Doppeleintrag", ob und wann eingeladen wurde (Einladung per E-Mail gesendet, geöffnet, als eingeladen markiert, Erinnerung gesendet), der Einladungscode und der persönliche Einladungslink. Hast du ein Save the Date verschickt, siehst du auch, wann es rausging und wann es geöffnet wurde.
Jede Person hat ihre eigene Zeile, und wer zusammen angemeldet ist, steht auch zusammen: Unter jedem Gast folgen seine Begleitung und seine Kinder. Die Spalte Kategorie sagt dir, ob es ein Gast, eine Begleitung oder ein Kind ist, und unter Gehört zu steht der Name des Gastes, mit dem die Person kommt. Kinder und Begleitungen ohne eigenen Eintrag übernehmen Gruppe, Haushalt und Status von diesem Gast, Kinder auch den Nachnamen. Ohne Namen heißen sie einfach „Begleitung" oder „Kind 2". Filterst du die Spalte Status auf „Zugesagt", hast du also alle Menschen vor dir, die kommen. Solange du noch keinen Gast angelegt hast, ist der Button ausgegraut.
Die Datei ist für Excel vorbereitet: Umlaute bleiben erhalten, die Spalten sind mit Semikolon getrennt, und alle Zeitpunkte stehen in deutscher Zeit. Beginnt ein Eintrag mit einem Plus, Minus, Gleichheitszeichen oder @, zum Beispiel eine Telefonnummer mit +49, steht ein Apostroph davor. So liest Excel ihn als Text und nicht als Formel. Lädst du die Datei später wieder hoch, nimmt der Import dieses Apostroph von selbst wieder ab.
Bevor du die Datei weitergibst: Schickst du die Liste an deinen Caterer, den DJ oder jemand anderen, lösch vorher die Spalten „Einladungscode" und „Einladungslink". Mit ihnen könnte sonst jemand in fremdem Namen auf deine Einladung antworten.
Gut zu wissen: Der Export enthält immer alle Gäste. Suche, Status- und Gruppenfilter wirken nur auf die Anzeige am Bildschirm, nicht auf die heruntergeladene Datei. Status und Antworten sind zum Nachlesen und Weitergeben gedacht, zurück in die App bringt sie der Import nicht (siehe oben).
Häufige Fragen
Ich sehe die Buttons „Importieren" und „Exportieren" nicht.
Auf dem Handy sind sie ausgeblendet, dort bleibt nur „Gast hinzufügen". Für Import und Export setz dich kurz an den Rechner oder ans Tablet.
Meine Datei wird abgelehnt.
Es werden nur echte .csv-Dateien angenommen, sonst erscheint „Bitte nur CSV-Dateien hochladen.". Außerdem braucht die Datei eine Kopfzeile plus mindestens eine Datenzeile und die Spalte „Vorname". Speichere in deinem Tabellenprogramm über „Exportieren" oder „Speichern unter" im Format CSV.
Kann ich per Import bestehende Gäste aktualisieren?
Nein, der Import legt immer neue Gäste an. Änderungen an vorhandenen Gästen machst du über „Bearbeiten".
Überschreibt ein zweiter Import meine Rückmeldungen?
Nein. Der Import fasst bestehende Gäste nicht an, er legt nur neue dazu. Deine Zusagen und Absagen bleiben, du bekommst aber die Gäste aus der Datei zusätzlich in die Liste. Doppelte Einträge räumst du danach über „Zusammenführen…" oder über „Löschen" auf.
Ich habe meine Liste exportiert, in Excel bearbeitet und wieder importiert. Wo sind die Zusagen?
In deiner Datei stehen die Rückmeldungen zwar drin, der Import übernimmt sie aber nicht: Status und Antworten liest er beim Hochladen nicht mit. Stehen deine ursprünglichen Gäste noch in der Liste, hängen ihre Antworten unverändert an ihnen und du kannst die neu importierten Doppel-Einträge über „Zusammenführen…" oder „Löschen" wieder entfernen. Hast du die Gäste vorher gelöscht, sind ihre Antworten weg. Schreib uns in dem Fall über den Chat, wir schauen gemeinsam, was noch zu retten ist.