Euren großen Tag plant ihr selten ganz allein. Mit „Gemeinsam planen“ lädst du eine zweite Person zu deinem Event ein, zum Beispiel deinen Schatz, jemanden aus der Familie oder aus dem Freundeskreis, bei einer Hochzeit auch deinen Trauzeugen oder deine Trauzeugin. Diese Person meldet sich mit einem eigenen Konto an, und ihr arbeitet beide an derselben Seite, derselben Gästeliste und denselben Einladungen. Zugangsdaten teilen müsst ihr dafür nicht mehr.
In der Oberfläche steht bei dir „verwaltet das Event“, bei der anderen Person „plant mit“. Genau eine zweite Person kann mitplanen.
Was die zweite Person kann und was bei dir bleibt
Das kann die zweite Person: die Seite bearbeiten, veröffentlichen und offline nehmen, Gäste und Rückmeldungen verwalten, den Tischplan gestalten, Einladungen verschicken und die Galerie und das Gästebuch pflegen.
Das bleibt bei dir: das Freischalten und Verlängern samt Gutschein und Rechnungsadresse, die Adresse deiner Seite, das Löschen des Events und die Entscheidung, wer mitplant. Das Event übergeben kannst ebenfalls nur du.
Ob es eine Mail gibt, wenn sich deine Gäste melden, stellt ihr jeweils selbst ein. Mehr dazu weiter unten.
So lädst du jemanden ein
Öffne Einstellungen → Gemeinsam planen.
Trag unter „Jemanden einladen“ die E-Mail-Adresse der Person ein.
Klick auf „Einladung schicken“.
Wir schicken ihr eine Mail mit dem Knopf „Einladung ansehen“. Die Einladung gilt 14 Tage und funktioniert nur mit genau dieser Adresse. Hat die Person schon ein Konto bei uns, lade sie deshalb mit der Adresse ein, mit der sie sich anmeldet.
Danach siehst du im selben Tab die „Offene Einladung“ mit der Adresse und dem Datum, bis zu dem sie gilt.
Noch einmal senden oder zurückziehen
Solange die Einladung offen ist, hast du zwei Knöpfe:
„Erneut senden“ schickt die Mail noch einmal, zum Beispiel wenn sie im Spam-Ordner gelandet ist. Die Einladung gilt dann wieder 14 Tage, und der Link aus der früheren Mail funktioniert nicht mehr. Eine Einladung geht höchstens dreimal raus, mit mindestens 10 Minuten Abstand. Musst du kurz warten, steht direkt darunter, ab wann es wieder geht.
„Zurückziehen“ macht den Link sofort ungültig. Danach kannst du jemand anderen einladen.
Ist eine Einladung abgelaufen, steht dort „Abgelaufen am …“. Mit „Erneut senden“ bekommt die Person eine frische Mail, die wieder 14 Tage gilt.
So nimmt die eingeladene Person an
Der Knopf „Einladung ansehen“ in der Mail öffnet eine Seite bei uns. Was dort steht, hängt davon ab, ob die Person gerade angemeldet ist:
Angemeldet mit der eingeladenen Adresse: Ein Klick auf „Mitplanen“, und sie ist dabei. Beim ersten Annehmen kann es sein, dass wir vorher noch einmal einen Bestätigungscode an diese Adresse schicken. Mit „Ablehnen“ sagt sie ab.
Angemeldet mit einer anderen Adresse: Die Seite zeigt, an welche Adresse die Einladung ging. Mit „Abmelden und mit dieser Adresse anmelden“ wechselt sie ins richtige Konto. Mit einem anderen Konto lässt sich die Einladung nicht annehmen.
Nicht angemeldet: Hat sie schon ein Konto, wählt sie „Anmelden“ und kommt danach zur Einladung zurück. Sonst wählt sie „Konto anlegen“.
Für ein neues Konto braucht es nur den Vornamen, ein Passwort mit mindestens 6 Zeichen, einem Großbuchstaben und einer Zahl und das Häkchen bei den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung. Die E-Mail-Adresse ist automatisch die, an die die Einladung ging. Nach einem Klick auf „Konto anlegen und mitplanen“ schicken wir an diese Adresse einen Bestätigungscode, wie bei jeder Registrierung. Ist der Code eingegeben, geht es los. Kommt er nicht an, hilft ein Blick in den Spam-Ordner, und über „Erneut senden“ gibt es einen neuen. Ein eigenes Event braucht es dafür nicht.
Nach dem Annehmen landet sie direkt in eurem Event und wird mit „Schön, dass du dabei bist!“ begrüßt. In deiner Glocke steht dann „… plant jetzt mit“.
Möchte sie nicht mitplanen, kann sie auch ohne Anmeldung absagen, über den Link „Einladung ablehnen“ unten auf der Seite. Du bekommst dann in der Glocke „Einladung abgelehnt“ und kannst jemand anderen einladen.
Gut zu wissen: Erscheint statt der Einladung „Hier fehlt etwas“, hat das Mailprogramm den Link gekürzt. Dann öffnet die Person die Einladung am besten direkt über den Knopf in der Mail, statt den Link zu kopieren.
Nach dem Annehmen
Unter Meine Events trägt euer Event bei der anderen Person die Plakette „Geteilt mit dir“, bei dir „Ihr plant zu zweit“. In Einstellungen → Gemeinsam planen seht ihr beide unter „Wer plant mit“, wer dabei ist, jeweils mit Namen und E-Mail-Adresse.
Wer mitplant, kann jederzeit auch ein eigenes Event anlegen und verwaltet es dann selbst.
Was die mitplanende Person anders sieht
Statt eines Kauf-Buttons sieht sie einen Hinweis mit deinem Vornamen, etwa „Freischalten und verlängern kann Anna.“ Solche Hinweise stehen überall, wo sonst das Freischalten oder die Wahl der Adresse angeboten wird, zum Beispiel beim Veröffentlichen, beim Save the Date und bei den QR-Codes. In der Vorschau eurer Seite steht bei euch beiden „Nur ihr beide seht diese Vorschau.“
In der Glocke liest sie zur Laufzeit und zur reservierten Adresse, wer sich darum kümmert, statt einer Aufforderung zu kaufen. Hinweise zu deinen Zahlungen siehst nur du.
In den Einstellungen heißt der Tab „Laufzeit“. Er zeigt, ob die Seite freigeschaltet ist und bis wann. Eine Rechnungsadresse und ein Gutschein-Feld gibt es dort nicht.
Unter Einstellungen → Subdomain sieht sie die Adresse eurer Seite nur zum Ansehen, auch die Reservierung der Adresse bleibt bei dir. Veröffentlichen unter dieser Adresse kann sie trotzdem. Hast du noch keine Adresse festgelegt, steht dort ein Hinweis, dass das Veröffentlichen danach geht.
Die Karte zum Löschen des Events fehlt bei ihr.
Den Zugriff beenden oder nicht mehr mitplanen
Du klickst in Einstellungen → Gemeinsam planen bei der Person auf „Zugriff beenden“ und bestätigst. Ist die Seite bei ihr gerade offen, sieht sie sofort den Hinweis „Du hast keinen Zugriff mehr auf …“, sonst beim nächsten Öffnen. Hat sie kein eigenes Event, zeigt ihre Übersicht danach eine Karte, mit der sie ein neues Event anlegen kann.
Die mitplanende Person klickt dort bei sich auf „Nicht mehr mitplanen“ und bestätigt. In deiner Glocke steht dann „… plant nicht mehr mit“.
Beides wirkt sofort. Du kannst später jederzeit wieder jemanden einladen.
Das Event übergeben
Soll künftig die andere Person das Event verwalten, kannst du es ihr übergeben. Das geht nur an die Person, die schon mitplant.
Öffne Einstellungen → Gemeinsam planen.
Klick bei der Person auf „Event übergeben“.
Lies im Dialog in Ruhe, was sich ändert, und bestätige mit „Ja, übergeben“.
Danach liegen Freischalten, Verlängern, die Adresse und das Löschen bei ihr, und die Mails zur Laufzeit gehen an sie. Sie bekommt dazu eine Mail von uns, und in der Glocke steht „… verwaltet jetzt das Event“. Deine bisherigen Rechnungen bleiben bei dir. Du planst weiter mit und kannst jederzeit aufhören. Eure Einstellungen für die Mails nehmt ihr beide dabei mit.
Gut zu wissen: Verlängert die neue Person die Laufzeit später selbst, siehst du deine früheren Rechnungen nicht mehr in der App. Deinen Zahlungsbeleg per Mail hast du weiterhin, und brauchst du eine alte Rechnung, schreib uns kurz an [email protected].
Mails und Glocke
Die Glocke teilt ihr euch. Ihr seht dieselben Meldungen, und was ihr als gelesen markiert, ist für euch beide gelesen. Neu dazu kommen „… plant jetzt mit“, „… plant nicht mehr mit“, „Einladung abgelehnt“ und „… verwaltet jetzt das Event“.
Bei den Mails ist es anders: Ob du bei neuen Rückmeldungen, neuen Gäste-Fotos und neuen Gästebuch-Einträgen eine Mail bekommst, stellst du unter Einstellungen → Allgemein bei „E-Mail-Benachrichtigungen“ ein. Diese Schalter gelten nur für dich. Bei der Person, die mitplant, sind am Anfang alle drei an, und sie stellt sie selbst um.
Die Mails zur Laufzeit, zur Adresse und zur Reservierung und die Kaufbelege gehen nur an die Person, die das Event verwaltet.
Gleichzeitig arbeiten
Ihr könnt gleichzeitig loslegen, zum Beispiel jemand von euch in der Gästeliste und die andere Person im Editor. Arbeitet ihr beide zur selben Zeit im Editor, gilt der Stand, der zuletzt gespeichert wurde. Hat die andere Person gerade gespeichert, erscheint oben der Hinweis „Gerade hat jemand anderes an deiner Seite gearbeitet. Lade neu, damit du nichts überschreibst.“ Klick dann auf „Neu laden“, bevor du weitermachst. Im neuen Editor (Beta) steht an dieser Stelle „An anderer Stelle geändert“.
Am entspanntesten ist es, wenn ihr euch kurz absprecht, wer gerade an der Seite arbeitet.
Im Tischplan und im Grundriss könnt ihr dagegen ruhig zur selben Zeit arbeiten. Was die andere Person ändert, erscheint bei dir sofort, ohne Neuladen. Jede Zuordnung wird dort einzeln gespeichert: Setzt du Anna und die andere Person im selben Moment Greta, bleiben beide sitzen.
Trägt jemand von euch eine Antwort von Hand ein, zum Beispiel nach einem Anruf, steht auf der Seite Rückmeldungen dabei, wer es war: „von dir eingetragen“ oder zum Beispiel „von Anna eingetragen“.
Wenn ein Konto oder das Event gelöscht wird
Das Event löschen kann nur die Person, die es verwaltet. Die mitplanende Person kann es danach nicht mehr öffnen.
Löschst du dein Konto, während jemand bei deinem Event mitplant, zeigt dir der Dialog diese Events und bietet „Erst übergeben“ an. Ohne Übergabe wird das Event wie bisher mit allen Gästedaten gelöscht.
Löscht die mitplanende Person ihr Konto, endet nur ihr Zugriff. Das Event bleibt bestehen.
Grenzen auf einen Blick
Genau eine zweite Person kann mitplanen, und es gibt immer nur eine offene Einladung.
Annehmen geht nur mit der Adresse, an die die Einladung ging.
Eine Einladung gilt 14 Tage ab der letzten Mail und geht höchstens dreimal raus.
Von einem Konto gehen höchstens 5 Einladungs-Mails in 24 Stunden raus, für ein Event höchstens 10 Einladungen in 30 Tagen.
Häufige Fragen
Kostet Gemeinsam planen extra?
Nein. Du kannst jemanden einladen, sobald dein Event angelegt ist, auch bevor du deine Seite freischaltest.
Kann noch eine dritte Person mitplanen, etwa der Trauzeuge oder die Trauzeugin?
Es kann immer nur eine zweite Person mitplanen. Möchtest du jemand anderen einladen, beende vorher den Zugriff der Person, die mitplant.
Die Einladung ist nicht angekommen.
Bitte die Person, im Spam-Ordner nachzuschauen, und prüf, ob die Adresse stimmt. Mit „Erneut senden“ geht die Mail noch einmal raus. Ist die Adresse falsch, zieh die Einladung zurück und lade die richtige ein.
Auf der Seite steht „Diese Einladung gilt nicht mehr“.
Dann wurde die Einladung zurückgezogen oder schon benutzt, oder inzwischen kam eine neuere Mail mit einem neuen Link. Am besten nimmt die Person den Knopf aus der neuesten Mail oder bittet dich um eine neue Einladung.
Auf der Seite steht „Diese Einladung ist abgelaufen“.
Nach 14 Tagen läuft eine Einladung ab. Schick sie unter Einstellungen → Gemeinsam planen mit „Erneut senden“ einfach noch einmal.
Die Person hat schon ein Konto, aber mit einer anderen Adresse.
Dann zieh die offene Einladung zurück und lade sie mit genau der Adresse ein, mit der sie sich anmeldet.
Kann die mitplanende Person unser Event löschen oder die Adresse ändern?
Nein. Beides bleibt bei der Person, die das Event verwaltet, genauso wie Freischalten, Verlängern und die Entscheidung, wer mitplant.
Können wir die Rollen tauschen?
Ja, mit „Event übergeben“. Danach verwaltet die andere Person das Event, und du planst weiter mit.