Der RSVP-Status ist die wichtigste Zahl deiner Planung. Er sagt dir, mit wie vielen Menschen du rechnen kannst. Meistens füllt sich der Status ganz von allein, weil deine Gäste online antworten. Und wenn dich jemand lieber anruft, trägst du seine Antwort einfach selbst ein.
Die vier Status
Ausstehend: Der Gast hat noch nicht geantwortet. Diesen Status hat jeder neu angelegte oder importierte Gast.
Zugesagt: Der Gast hat im Anmeldeformular zugesagt.
Abgesagt: Der Gast kann leider nicht.
Vielleicht: Der Gast ist sich noch unsicher. Diesen Status gibt es nur, wenn du in den Einstellungen der Anmelde-Sektion im Editor die Antwort „Noch unsicher" erlaubt hast.
In der Kachel „Ausstehend" über deiner Gästeliste werden die noch nicht beantworteten Einladungen und die „Vielleicht"-Antworten zusammengezählt. In den Filtern kannst du beide getrennt aufrufen.
Woher der Status kommt
Normalerweise aus dem Anmeldeformular auf deiner veröffentlichten Event-Seite. Sobald ein Gast dort absendet, ändert sich sein Status sofort, du bekommst eine Benachrichtigung unter dem Glocken-Symbol und die Antwort erscheint auf der Seite Rückmeldungen. Antwortet der Gast über seinen persönlichen Link, wird alles automatisch der richtigen Person zugeordnet.
Die zweite Möglichkeit bist du selbst. Nicht jede Oma füllt ein Formular aus, und manche Zusage kommt eben beim Kaffee oder am Telefon.
Eine Zusage am Telefon eintragen
Öffne Gäste und such den Gast in deiner Liste.
Klick rechts in der Zeile auf das Drei-Punkte-Menü.
Wähl „Antwort ändern" und dann den passenden Status.
Fertig. Der Status steht sofort in der Liste, die Kacheln darüber zählen neu und auf der Seite Rückmeldungen siehst du den Eintrag mit dem Hinweis „von dir eingetragen". So bleibt für später nachvollziehbar, welche Antwort online kam und welche du selbst notiert hast.
Ein paar Dinge, die dabei automatisch mitlaufen:
Die Begleitung kommt mit. Sagt jemand ab, der eine Begleitung dabeihatte, stellen wir sie gleich mit um. Hat die Begleitung eine eigene E-Mail-Adresse und selbst schon geantwortet, lassen wir ihre Antwort natürlich stehen.
Alles andere bleibt. Menüwunsch, Allergien, Musikwunsch und Kinder rührt der Statuswechsel nicht an. Du änderst wirklich nur die Zu- oder Absage.
Du kannst es zurücknehmen. Vertippt? Stell den Gast über denselben Weg einfach wieder auf „Ausstehend".
Gut zu wissen: Dein Gast kann später trotzdem noch selbst antworten. Seine eigene Antwort ersetzt dann, was du eingetragen hast.
Wenn jemand seine Antwort ändern möchte
Mit seinem persönlichen Link kann dein Gast das Formular jederzeit erneut absenden, die neue Antwort ersetzt die alte. Auch ohne Code klappt das, solange er denselben Namen und dieselbe E-Mail-Adresse angibt wie beim ersten Mal. Passt beides zusammen, aktualisieren wir seinen bestehenden Eintrag. Auf der Seite Rückmeldungen erscheint dann eine Karte „Antwort geändert", auf der du das Vorher und das Nachher nebeneinander siehst.
Können wir eine Anmeldung nicht sicher zuordnen, legen wir lieber einen neuen Eintrag an, als die falsche Antwort zu überschreiben. Der trägt in deiner Liste den Hinweis „Möglicher Doppeleintrag", und über „Zusammenführen…" im Drei-Punkte-Menü machst du daraus wieder einen Eintrag. Sind es doch zwei verschiedene Menschen, nimmst du im selben Menü „Kein Doppeleintrag" und der Hinweis ist weg.
Anmeldungen ohne persönlichen Link
Wenn jemand deine Seite direkt aufruft, zum Beispiel weil er den Link von einem anderen Gast weitergeleitet bekommen hat, versuchen wir zuerst, ihn in deiner Liste wiederzufinden. Passt nichts eindeutig zusammen, legen wir ihn als neuen Gast an, mit der Gruppe „Andere" und der internen Notiz „Offene RSVP (ohne Einladungscode)". Steht der Name schon bei dir, kommt in der Notiz die Zeile „Möglicher Doppeleintrag" dazu, und die Zeile in der Liste trägt denselben Hinweis. Eine angegebene Begleitung kommt als eingerückter Eintrag dazu.
So räumst du das auf:
Öffne den neuen Eintrag und schau in der Karte „Gästeinformation" auf die Zeile „Notizen".
Ordne den Gast über „Bearbeiten" der richtigen Gruppe zu und ergänze E-Mail oder Haushalt.
Steht die Person doppelt in deiner Liste, weil du sie längst angelegt hattest, führ die beiden Einträge zusammen. Öffne dafür an dem Eintrag, der bleiben soll, das Drei-Punkte-Menü und wähle „Zusammenführen…". Die Antwort wandert mit, du musst nichts abtippen.
Auch diese Gäste dürfen ihre Antwort später noch ändern. Sie füllen das Formular dafür einfach noch einmal mit demselben Namen und derselben E-Mail-Adresse aus.
Häufige Fragen
Sieht mein Gast, dass ich seine Antwort eingetragen habe?
Nein. Er bekommt davon nichts mit, es gibt keine E-Mail und keinen Hinweis auf deiner Seite. Der Vermerk „von dir eingetragen" auf der Seite Rückmeldungen ist nur für dich.
Ein Gast sagt, er habe geantwortet, bei mir steht „Ausstehend".
Sehr wahrscheinlich hat er ohne seinen persönlichen Link geantwortet. Schau, ob ein neuer Eintrag mit seinem Namen in der Liste steht, oft ganz unten in der Gruppe „Andere".
Kann ich Antworten sammeln, ohne meine Seite zu veröffentlichen?
Nein. Das Anmeldeformular funktioniert erst auf der veröffentlichten Seite. Alles rund um das Gestalten bleibt so lange kostenlos.
Zählen Kinder in den Status mit?
Nein. Kinder gehören zur Antwort des Hauptgastes und erscheinen nicht als eigene Gäste. In der Personenzahl auf der Seite Rückmeldungen sind sie enthalten.