Nach dem Fest liegen die schönsten Bilder auf dreißig verschiedenen Handys. Statt sie einzeln zusammenzusuchen, laden deine Gäste sie auf eurer Foto-Seite hoch, du gibst frei, und alles liegt an einem Ort. Den Weg dorthin zeigst du ihnen auf zwei Arten: mit einer lieben Nachricht am Tag nach dem Fest und, wenn du magst, schon während der Feier mit einem QR-Code auf den Tischen. Das Ganze heißt bei uns Foto-Einsammeln, und die Nachricht kannst du komplett selbst schreiben.

Der obere Schalter öffnet eure Foto-Seite für Uploads. Ist er aus, nimmt sie nur dann Fotos an, wenn du in der Galerie auf eurer Seite Gäste-Uploads erlaubt hast. Sonst weist dich die Karte darauf hin: „Schalte das Foto-Einsammeln oben ein, sonst nimmt die Foto-Seite die Fotos deiner Gäste gar nicht an.“

Der zweite Schalter entscheidet nur über die Mail. Schaltest du ihn aus, bleibt eure Foto-Seite trotzdem offen, zum Beispiel für den QR-Code auf den Tischen, und die Mail kannst du jederzeit selbst über „Jetzt senden“ verschicken. Umlegen lässt er sich, sobald das Foto-Einsammeln an ist.

Der Standard-Text ist herzlich und passt für die meisten Feste. Er nennt deinen Gästen schon beide Wege: „Scannt dafür den QR-Code oder tippt auf den Button.“ Wenn du magst, schreib ihn um:

Zwei Platzhalter helfen dir dabei: {gastname} wird durch den Vornamen deines Gastes ersetzt, {eventname} durch den Namen eures Events. So klingt jede Mail persönlich, obwohl du sie nur einmal schreibst.

Du willst nicht bis zum nächsten Tag warten, zum Beispiel weil das Fest über mehrere Tage geht? Dann klick auf „Jetzt senden“. Wir fragen einmal nach: „Foto-Einsammeln jetzt starten?“ Ist die automatische Mail an, steht dabei der Hinweis, dass der Versand am Tag nach eurem Event damit entfällt. Bestätige, und die Mails gehen sofort raus.

Hast du „Mail am Tag danach verschicken“ ausgeschaltet, ist „Jetzt senden“ dein Weg: Die Nachricht geht genau dann raus, wenn es für dich passt.

Danach heißt der Knopf „Erneut senden“. Er ist absichtlich mit einer zweiten Rückfrage gesichert, denn deine Gäste bekommen die Nachricht dann ein zweites Mal. Manchmal ist genau das richtig, etwa als freundliche Erinnerung eine Woche später.

Viele Gäste wollen ihre Bilder am liebsten gleich teilen, noch während gefeiert wird. Direkt unter dem Foto-Einsammeln liegt deshalb die Karte „QR-Code für den Foto-Upload“. Der Code führt auf eure Foto-Seite, genau dorthin, wo auch die Mail hinführt. Wer ihn mit dem Handy scannt, kann sofort hochladen, ganz ohne App.

Die Tischkarte: Auf einem A4-Blatt stehen eure Namen, groß der Code, darunter „Teilt eure schönsten Fotos mit uns“ (beim Geburtstag „… mit mir“) und klein die Adresse zum Abtippen. Druck das Blatt aus und falte es einmal quer in der Mitte, die bedruckte Seite nach außen. Die kleinen Striche am Rand zeigen dir die Mitte. So steht die Karte als Aufsteller von allein auf dem Tisch. Beide Hälften tragen dieselbe Karte, so scannen deine Gäste von jeder Seite des Tisches aus. Die Karte übernimmt Stil und Farbe deines Codes, die Namen stehen in der Schrift eurer Seite. Am schönsten wird sie auf festem Papier ab 160 g.

Hat eure Seite ein Passwort, fragt auch die Foto-Seite danach. Deshalb steht es auf Wunsch klein unter der Adresse. Den Schalter „Passwort mit aufdrucken“ findest du direkt beim Knopf für die Tischkarte, er ist schon eingeschaltet. Denk aber daran: Wer die Karte sieht, kann mit dem Passwort auch eure ganze Seite öffnen. Soll es nicht auf der Karte stehen, schalte ihn einfach aus.

Wo landen die Fotos aus der Mail und vom QR-Code?
Unter Dashboard → Galerie im Reiter Gäste-Fotos. Im Filter Quelle stehen sie als Foto-Einsammeln, du kannst sie also von den Uploads aus der Galerie trennen.

Erscheinen die Fotos gleich auf unserer Seite?
Nein, erst nach deiner Freigabe. Jedes Bild wartet in der Galerie auf dich.

Kann ich auf die Mail verzichten und nur den QR-Code nutzen?
Ja. Lass das Foto-Einsammeln an und schalte „Mail am Tag danach verschicken“ aus. Eure Foto-Seite bleibt offen, und über „Jetzt senden“ kannst du die Mail später trotzdem noch verschicken.

Ich hatte das Foto-Einsammeln schon vorher an. Ändert sich etwas?
Nein. Die Mail am Tag danach bleibt bei dir eingeschaltet, so wie bisher.

Ich schalte das Foto-Einsammeln erst nach dem Fest ein. Geht die Mail dann trotzdem raus?
Nur wenn du es möchtest. Wir fragen einmal nach: Mit „Mit Mail einschalten“ geht sie beim nächsten Versand raus, meist am Vormittag. Mit „Ohne Mail einschalten“ nimmt eure Foto-Seite Fotos an, und die Mail verschickst du später selbst über „Jetzt senden“, wenn du magst.

Ich habe „Jetzt senden“ geklickt und es kam ein Hinweis, dass die Mail schon raus ist.
Das ist der Schutz vor der doppelten Mail. Wenn deine Gäste sie wirklich noch einmal bekommen sollen, bestätige den erneuten Versand über „Erneut senden“.

Kann ich vorher sehen, wie die Mail aussieht?
Ja, im Fenster „Mail anpassen“ läuft rechts eine echte Vorschau mit, inklusive Betreffzeile, Knopf und QR-Code. Der Code in der Vorschau ist echt, du kannst ihn also schon vor dem Versand mit dem Handy ausprobieren. Der Platzhalter {gastname} steht dort als Beispielname.

Wozu ist der QR-Code in der Mail gut?
Er führt genau auf dieselbe Foto-Seite wie der Knopf. Wer die Mail am Laptop liest, die Fotos aber auf dem Handy hat, hält einfach die Handy-Kamera auf den Code und lädt von dort hoch. In der Mail steht darüber „Oder mit dem Handy scannen“. Wer die Mail schon am Handy liest, tippt lieber auf den Knopf. Beides landet am gleichen Ziel.

Wie groß ist der Code auf der Tischkarte?
Gut fünfeinhalb Zentimeter. So lässt er sich bequem vom Platz aus scannen. Druck die Karte vorher einmal aus und scanne sie selbst, dann bist du auf der sicheren Seite.

Muss ich das Foto-Einsammeln danach wieder ausschalten?
Nur wenn du keine weiteren Uploads mehr möchtest. Solange es an ist, können deine Gäste jederzeit nachlegen, und viele tun das noch Wochen später.