Irgendwann fragt die Location nach der endgültigen Personenzahl, das Catering nach vegetarischen Portionen und du selbst nach Betten und Shuttle-Plätzen. Genau dafür gibt es unter Statistiken drei Karten, die deine Rückmeldungen zusammenrechnen. Du musst also keine Liste mehr per Hand durchzählen.
Gut zu wissen: In diese drei Auswertungen fließen nur Gäste mit dem Status „Zugesagt" ein. Absagen und offene Rückmeldungen zählen nicht mit. Die Zahlen wachsen also mit jeder neuen Zusage.
Ernährung und Allergien
Die Karte „Ernährung" zeigt oben die Zahl deiner bestätigten Gäste und darunter Balken für Standard, Vegetarisch, Vegan, Pescetarisch und Andere. „Standard" sind alle Zusagen ohne besonderen Wunsch. Kategorien ohne einen einzigen Gast werden ausgeblendet, damit die Karte übersichtlich bleibt.
Hat mindestens ein Gast eine Allergie angegeben, erscheint darunter der Abschnitt „Allergien" mit allen Nennungen. Diese Liste kannst du so an dein Catering weitergeben. Solange noch niemand zugesagt hat, steht dort „Noch keine bestätigten Gäste".
Die endgültige Personenzahl
Die Karte „Zusätzliche Angaben" fasst zusammen, was deine Gäste im Anmeldeformular ausgefüllt haben. Groß hervorgehoben stehen die „Gesamtpersonen", darunter steht als Erklärung „Zusagen inklusive Begleitungen und Kinder". Gezählt werden hier Menschen und keine Listeneinträge: Jede Zusage zählt einmal, dazu ihre Kinder und, falls kein Name eingetragen wurde, ihre bestätigte Begleitung. Hat die Begleitung einen Namen bekommen, steht sie ohnehin schon als eigener Gast in deiner Liste und wird deshalb nicht doppelt gezählt. Genau diese Zahl braucht die Location. Darunter findest du einzeln:
„Erwachsene" und „Kinder", praktisch für Kindermenüs und Betreuung. „Erwachsene" sind dabei schlicht alle Personen ohne die Kinder.
„Begleitungen", also alle bestätigten Begleitungen. Sie stecken schon in den Erwachsenen mit drin, du musst sie also nicht noch dazurechnen.
„Übernachtung" und „Shuttle", wenn du diese Felder in deinem Anmeldeformular aktiviert hast. Ohne diese Felder bleiben die Kacheln logischerweise leer.
Wer gehört zu wem
Die Karte „Gruppen" zeigt „Gäste insgesamt" und darunter, wie sich deine Liste auf die Gästegruppen verteilt, sortiert von der größten zur kleinsten Gruppe. Unter dem Trennstrich werden die zwei größten Gruppen mit Prozentanteil hervorgehoben, sobald es mindestens zwei Gruppen gibt. Das hilft beim Sitzplan und bei der Frage, ob die Seite der Braut oder des Bräutigams noch Lücken hat.
Bei einer Hochzeit stehen die Gruppen Familie Braut, Familie Bräutigam, Freunde Braut, Freunde Bräutigam, Gemeinsame Freunde, Kollegen und Andere zur Wahl, bei einem Geburtstag unter anderem Familie, Freunde, Gastgeber-Familie, Kollegen und Andere. Gäste ohne Zuordnung landen automatisch unter „Andere".
Häufige Fragen
Warum ist die Personenzahl kleiner als meine Gästeliste?
Weil nur Zusagen zählen. Wer noch nicht geantwortet hat, taucht hier nicht auf. Ein Blick auf „Ausstehend" zeigt dir, wie viel Bewegung noch kommen kann.
Eine Gruppe fehlt in meiner Auswahl.
Die Gruppen sind fest vorgegeben und richten sich nach deinem Event-Typ. Eigene Gruppen lassen sich nicht anlegen. Nutz für Sonderfälle einfach „Andere".
Ich möchte die Zahlen ans Catering schicken.
Nimm die Gesamtpersonen, die Ernährungsbalken und die Allergie-Liste. Denk daran, dass sich die Werte mit jeder späten Zusage noch ändern.